社内インフラ構築の定番「Google workspace」とは

社内インフラ構築の定番「Google workspace」とは
社内インフラ構築の定番「Google workspace」とは

Google workspaceとは?

こんにちは。株式会社Spirale(スピラーレ)の太田です。突然ですが、皆さんはGoogle workspace(グーグルワークスペース)をご存じでしょうか?

Google Workspace(グーグル・ワークスペース)は、Googleが提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール、およびソフトウェアのスイートである。旧称はGoogle Apps for Business(グーグル・アップス・フォー・ビジネス)、G Suite(ジー・スイート)。

参考:Wikipedia「Google workspace」

上記の通りですが、横文字だらけで少しわかりづらいですね。
分かりやすくご説明すると、企業などの組織内で必要な社内インフラ(メール、スケジュール、文書作成ツール等)がほぼすべて包括された有料のサブスクリプション型サービスの総称です。

ここでもっと具体的に理解するために、Google workspaceを契約すると利用できるツールについてご説明いたします。

  • Gmail(メール)
  • Chat(チャット)
  • meet(ビデオ会議)
  • カレンダー
  • ドキュメント(文書作成)
  • スプレッドシート(表計算)
  • Form(アンケート)
  • Jamboad(オンラインホワイトボード) 等

以上がGoogle workspace内で利用できる主な機能と簡単な説明です。
見ての通り、一度は見かけた・利用したことのあるツールが並んでいますね。

「無料でも利用可能なサービスばかりじゃないの?」という疑問を抱く方もいらっしゃるかと思います。


その通りで、1つ1つのサービスのみを見ていただくと誰もが利用できるサービスです。
しかし、多くの企業や組織が社内インフラとして「Google workspace」を導入しています。

Google workspace を導入する理由

それではなぜ、名だたる企業がGoogle workspaceを導入しているのでしょうか。
一番の理由は「高いセキュリティ水準で上記サービスを組織単位で利用・共有できる」という点にあります。

無料のGoogleサービスはあくまでも1つのアカウントごとに紐づいたサービスですが、Google workspaceは組織のドメイン(メールの @×××.com の部分)に紐づきます。


実はこのドメインが同一であれば、カレンダーやスプレッドシート・ドライブなどのサービスが組織内で一元管理・共有できます。

例えばGoogleドライブは、社内で作成したファイルや送られてくる重要な電子書類をPCそのものではなく組織内の共有クラウドで保存ができます。


したがってGoogle workspaceにインターネット上でログインさえできれば、わざわざ会社にある特定のPCを開く必要なくクラウド(インターネット)上で閲覧・編集ができるのです。

また、セキュリティ強化へも一役買っているのがこの「Google workspace」です。
特定のデバイスでのみ閲覧できるよう規制をする設定や、組織内のルールに則ったデータの保持書き出し等の設定が可能です。
組織のセキュリティニーズに最適な設定ができることも、大きな特徴と言えるでしょう。

このようにGoogle workspaceさえあれば社内で必要なコミュニケーションツールや文書作成ツールの利用、保存場所の確保などあらゆる点でメリットだらけということになります。

個人的にもスプレッドシートは特によく利用します。外出中に社員から集約したい情報を募ったり、予算の設定のために現状の数字を各々外出先で入力してもらったりと大変便利です。

「帰ってから入力しましょう」という作業は一切無くなります。営業社員であれば、締め切りが差し迫っている資料の入力のために毎回会社に戻る必要がなくなりますね。これだけでも働き方改革に大きく寄与するでしょう。

Google workspace 契約にあたり発生する費用

Google workspaceは初期費用がかかりません。従来であれば社内サーバーをわざわざ置く、などの作業やそれに関する費用が発生しましたが、全てクラウド管理のため導入する際は比較的ハードルが低いです。


利用にあたっては、サブスクリプション型となっているため「1ユーザあたり月額〇円」という価格設定です。 金額は一番低いプランで1ユーザー辺り680円(2020年3月9日現在)です。


例えば社員が1名が入社する際、アカウントを1つ契約するとプラス680円発生する、といった仕組みです。 もちろん退職者が出た場合はアカウントを1つ解約するという流れになります。

プランによって、クラウドの容量が無制限になったり社員のアクティビティが確認できたりと機能が追加されるため、詳しくはGoogle workspaceページでご確認ください。

石川県で働き方改革の実施・リモートワーク・テレワークを導入したい企業さまへ

当社では Google workspace 導入のお手伝いをいたします。 

現在コロナウイルスの蔓延や育児との両立など多くの社会課題によって多様な働き方の推進がされています。Google workspace の導入によって、場所や時間を問わず社内の情報へアクセスが可能です。また世界水準のセキュリティをミニマム月額680円で手に入れられます。

社内の業務フローや、利用される方の年齢層に合わせて Google workspace の導入に向けてサポートいたします。少しでも気になれば株式会社Spirale(スピラーレ)へご相談ください。

お気軽にお問合せください。

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株式会社Spirale(スピラーレ)では、ゴールに合わせたHPの作成、SEO対策、DTPデザイン、Gsuiteの導入、クラウドでの顧客管理ツールの構築など幅広くご支援させていただいております。 まずはお悩みをお聞かせください。ご相談はもちろん無料です。お気軽にご相談ください。

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