社内インフラ構築の定番「Gsuite」とは

  • 2020.03.09
  • WEB
社内インフラ構築の定番「Gsuite」とは

Gsuiteとは?

こんにちは。株式会社Spirale(スピラーレ)の太田です。突然ですが、皆さんはG suite(ジースイート)をご存じでしょうか?

G Suite(旧称:Google Apps for Business)は、Googleがサブスクリプション形式で提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール、およびソフトウェアのスイートである。

参考:Wikipedia「Gsuite」

上記の通りですが、横文字だらけで少しわかりづらいですね。
分かりやすくご説明すると、企業などの組織内で必要な社内インフラ(メール、スケジュール、文書作成ツール等)がほぼすべて包括された有料のサブスクリプション型サービスの総称です。

ここでもっと具体的に理解するために、Gsuiteを契約すると利用できるツールについてご説明いたします。


コミュニケーションツール
・Gmail(メールツール)
・Googleカレンダー(カレンダーツール)
・ハングアウト(チャットツール)
Googleミート(ビデオ会議ツール)

作成ツール
・ドキュメント(Wordのような文書作成ツール)
・スプレッドシート(Excelのような表計算ツール)
・スライド(PowerPointのようなプレゼンテーションツール)
・フォーム(アンケートフォーム作成ツール)
・サイト(ウェブサイト作成ツール)
・Apps Script(Gsuite内のツールを利用する作業を自動化・統合・拡張するツール)
・Keep(アイディアやTodoのメモツール)
・Jamboard(デジタルホワイトボードツール)

ファイルの保存・共有
・ドライブ(クラウド上のファイル保存・共有ツール)

管理
・管理コンソール(従業員やメンバーの社内インフラ利用における管理・設定ツール)
・Vault(データやファイルの安全な保持・保護・保管ツール)
・ワークインサイト(Gsuite内での利用状況・作業パターン等の分析ツール)
etc・・・

以上がGsuite内で利用できる主な機能と簡単な説明です。
見ての通り、一度は見かけた・利用したことのあるツールが並んでいますね。

「無料でも利用可能なサービスばかりじゃないの?」という疑問を抱く方もいらっしゃるかと思います。


その通りで、1つ1つのサービスのみを見ていただくと誰もが利用できるサービスです。
しかし、多くの企業や組織が社内インフラとして「Gsuite」を導入しています。

Gsuiteを導入する理由

それではなぜ、名だたる企業がG suiteを導入しているのでしょうか。
一番の理由は「高いセキュリティ水準で上記サービスを組織単位で利用・共有できる」という点にあります。

無料のGoogleサービスはあくまでも1つのアカウントごとに紐づいたサービスですが、G suiteは組織のドメイン(メールの @×××.com の部分)に紐づきます。


実はこのドメインが同一であれば、カレンダーやスプレッドシート・ドライブなどのサービスが組織内で一元管理・共有できます。

例えばGoogleドライブは、社内で作成したファイルや送られてくる重要な電子書類をPCそのものではなく組織内の共有クラウドで保存ができます。


したがってGsuiteにインターネット上でログインさえできれば、わざわざ会社にある特定のPCを開く必要なくクラウド(インターネット)上で閲覧・編集ができるのです。

また、セキュリティ強化へも一役買っているのがこの「Gsuite」です。
特定のデバイスでのみ閲覧できるよう規制をする設定や、組織内のルールに則ったデータの保持書き出し等の設定が可能です。
組織のセキュリティニーズに最適な設定ができることも、大きな特徴と言えるでしょう。

他にも

・スプレッドシートで組織内の数人が同時に編集可能かつリアルタイムで反映 
・社員全員のスケジュールが自動的に見える化
・管理コンソール画面で簡単にメーリングリストの作成が可能
・Googleサイトで社員のみが閲覧可能なイントラネット等の構築が可能
・ハングアウトを使えば外部のチャットサービスをわざわざ導入しなくてもよい

など、Gsuiteさえあれば社内で必要なコミュニケーションツールや文書作成ツールの利用、保存場所の確保などあらゆる点でメリットだらけということになります。

個人的にもスプレッドシートは特によく利用します。外出中に社員から集約したい情報を募ったり、予算の設定のために現状の数字を各々外出先で入力してもらったりと大変便利です。

「帰ってから入力しましょう」という作業は一切無くなります。営業社員であれば、締め切りが差し迫っている資料の入力のために毎回会社に戻る必要がなくなりますね。これだけでも働き方改革に大きく寄与するでしょう。

Gsuite契約にあたり発生する費用

Gsuiteは初期費用がかかりません。従来であれば社内サーバーをわざわざ置く、などの作業やそれに関する費用が発生しましたが、全てクラウド管理のため導入する際は比較的ハードルが低いです。


利用にあたっては、サブスクリプション型となっているため「1ユーザあたり月額〇円」という価格設定です。 金額は一番低いプランで1ユーザー辺り680円(2020年3月9日現在)です。


例えば社員が1名が入社する際、アカウントを1つ契約するとプラス680円発生する、といった仕組みです。 もちろん退職者が出た場合はアカウントを1つ解約するという流れになります。

プランによって、クラウドの容量が無制限になったり社員のアクティビティが確認できたりと機能が追加されるため、詳しくはGsuiteページでご確認ください。

石川県で働き方改革の実施・リモートワーク・テレワークを導入したい企業さまへ

当社ではGsuite導入のお手伝いをいたします。 

現在コロナウイルスの蔓延や育児との両立など多くの社会課題によって多様な働き方の推進がされています。
Gsuiteの導入によって、場所や時間を問わず社内の情報へアクセスが可能です。また世界水準のセキュリティをミニマム月額680円で手に入れられます。

社内の業務フローや、利用される方の年齢層に合わせてGsuiteの導入に向けてサポートいたします。少しでも気になれば株式会社Spirale(スピラーレ)へご相談ください。

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