【企業側zoom活用法】オンライン説明会で気を付けたい17のこと

【企業側zoom活用法】オンライン説明会で気を付けたい17のこと

みなさんこんにちは。石川県でzoomの導入支援や採用支援を行っている株式会社Spiraleです。

各社の採用担当の皆様は、コロナウイルスの影響により2022年卒に関しても会社説明会や面接でzoomなどのオンライン会議システムを導入し採用活動を進めていることと思います。

しかし、最近では以下のようなお悩みが良く聞かれるようになりました。

  • オンライン説明会の上手な集客の仕方が分からない
  • 学生が気軽に参加できるようになり、集まりはするが選考に繋がらない
  • 会社の雰囲気等をどう伝えていいか分からない
  • いまいち学生のことが掴めない

そんなお悩みを持った採用担当の方へ、元ナビサイト営業担当が伝えたいオンライン説明会開催にあたって気を付けるべき17のことをご説明します。

【告知編】

説明会の日時の設定

まず日時が適切かどうかを確認しましょう。説明会の日程候補を予めいくつか準備し、各種ナビサイトでその日程の説明会数を検索してください。 

なるべく日にちが被らないことがベストですが、3月の採用活動解禁後はそうも言ってられません。そんな時は「開催時間」に注目し、開催が多い9:00・10:00~や13:00~は避けてみるといいかもしれません。

あえて「アフター5のカジュアル説明会-私服参加OK-」等タイトルを工夫し面白いコンテンツを考えるのも手ですね。

セミナー予約画面の工夫

まずセミナー予約画面では、当日に関する情報を過不足なく伝えましょう。画面のいい例・悪い例をナビサイトを基にご紹介します。

<セミナー画面の悪い例>

<セミナー画面の良い例>

比較いただくとわかるように、悪い例と比較して良い例は

  • タイトルで何の説明会なのか一目で分かる
  • 当日の細かいタイムスケジュール
  • どのような社員と話すことができるのか
  • 参加する際どのような準備・注意が必要なのか
  • オンライン説明会で何のツール(zoom等)を利用するのか
  • 参加後のフロー
  • トラブル発生時の連絡先

等の記載がされています。学生からすると、説明会参加からその後までイメージが湧きやすいですね。

また、初めてのオンライン実施は失敗がつきもの。何かトラブルがあった際の連絡先やリカバリーを考え記載しておくと当日の混乱を防げます。

伝言板・人事ブログ等の工夫

ナビサイトで利用ができる「リアルタイム性の高い情報発信機能」はきちんと活用できていますか?

マイナビであれば「伝言板」リクナビであれば「人事ブログ」等を指します。こちらをうまく活用することで、今の状況を正しく学生に伝えることが可能です。

<伝言板・人事ブログ等活用例>

上記を例にあげると、 元々オフライン説明会開催予定だった企業様がオンラインへ変更した際の状況を日時等踏まえ細かく更新しています。
そのほかにも

  • コロナウイルスまん延防止措置により、 説明会をオンライン開催へ変更を検討しております。決定次第ご案内しますのでお待ちください
  • ●日の回は満員となりました
  • ●日の回はあと●名予約可能です。お急ぎください

など、更新の履歴が分かるように逐一情報を発信することで混乱を防ぎ、かつ「予約の入る人気な企業なのだな」という印象をつけることも可能です。

エントリー学生への開催連絡

貴社にエントリーしている学生にも、勿論ご案内が必要不可欠です。サイトのメッセージ一括送信機能を利用し

  • 開催1か月前:オンライン説明会の決定
  • 開催2週間前:オンライン説明会の予約状況や当日の内容のPR
  • 開催3日前:締め切り直前のご案内

と計2~3回実施いただくことをお勧めします。想像以上に学生は忙しいです。慣れないメールの確認、日程調整が細かく必要なため急遽空いたタイミングで予約ができる可能性があります。そのタイミングの損失がないようPRをすることが鍵です。

【事前案内編】

予約者に対しての間違いのない案内

予約者に対してあらかじめ設定している自動送信メールとは別で1週間前・2日前にオンライン説明会に関する確認のリマインドメールをお送りすることをお勧めします。

<リマインドメール例>

最低でも

  • zoomのURLとパスワード(たまに間違ったものや送り忘れがあるため何より確認と注意)
  • 入室開始時間
  • 参加時の注意点
  • 事前に準備してほしいもの
  • トラブル時の連絡先

は明記しておくとよいでしょう。

トラブル回避対策

再三申し上げている通り、オンラインでの実施はトラブル発生がつきものです。その際対応できるツール担当者がいるとより安心でしょう。zoomの利用方法を熟知しており、説明会で中心になって話はせずチャットや電話の対応ができる方がいることが望ましいです。(当社ではそのようなご要望も承っておりますのでお問い合わせください)

また、トラブル発生時にどのような対応をするのかマニュアル化しておくのもいいでしょう。

  • 何度試みても学生が入室できない場合は終了後レコーディング動画を送るよう案内する
  • 参加できないが質問がある場合はメールで受け付ける
  • ID・パスワードが分からない学生にすぐお伝えできるよう、IDパスワードがデスクに見える形で置いておく/メールのひな型を作っておく
  • zoomの利用方法(チャット、音声OFF等機能)が分からない学生に対してやり方が書いてあるURLを準備しておく

等があげられます。IT系の企業で説明しなくても分かるリテラシーの高い学生が採用条件であれば上記対応は不要ですが、そうでない場合は対応をお勧めします。

【リハーサル】

資料の事前共有

まず当日利用する資料を登壇者全員へ共有し、どういった流れで説明会が進むのか把握いただきましょう。

また、いきなり座談会へ移ると質問が出づらく内容が薄くなる可能性が高いです。したがって登壇予定の先輩社員の紹介スライドを差し込むことで、学生に仕事内容の理解・仕事に対しての疑問を持っていただけます。

予め社員へ穴埋めできる自己紹介スライドを「●月●日までにこのスライドご提出ください」とご案内できるとより充実度の高い座談会になるでしょう。

本番同様のリハーサル

当日登壇いただく社員の中には、zoomに不慣れであったり説明会に初めて参加したりする方がいらっしゃるでしょう。そのため、本番での流れをざっとリハーサルすることをお勧めします。

特に先輩社員紹介・座談会など社員が中心になって話す場合は

  • ミュート解除の方法
  • スライドの画面共有をどのタイミングで誰がするのかなどの確認
  • 司会者と登壇者の掛け合い
  • ブレイクアウトルームに分かれる手順や方法

などのリハーサルしておくと当日のトラブルを最小限に抑えることができるでしょう。

映り方の確認

オンラインではPCに映し出される情報が全てです。顔色が悪く映っている・全体的に暗い・逆光・見下しているような角度に見える・遠くて顔が見えないことによって、印象を左右する場合があります。

必ず登壇者全員の映り方をチェックし、アドバイスをしてください。

【当日】

司会者の自己紹介

オンラインでは、オフラインと比べ目や耳から入る情報が各段に少なくなります。そのためまずどういった方が司会進行をするのか、自分が何者なのかをスライド1~2枚にまとめ軽く自己紹介をしてください。

学生の目線に合わせた説明

ツールの活用は大切ですが、何より重要なのは説明会の中身です。来社が難しい世の中だからこそ、社員間のコミュニケーションの取り方や社内について詳しく伝える必要があります。



ただ会社概要をずらずら並べたり、事業内容が文字で書かれたスライドではなく

  • 事業モデルの図解や身近な生活に自社のサービスがどう係っているのかなどが一目でわかるイラスト
  • 具体的にどのような働き方をしているのか
  • 何のツールを利用しているのか
  • 社内環境はどんな様子なのか
  • 働いている社員の写真

等、社会人が見てわかる内容や専門用語を並べるのではなく学生の目線に合った内容を心掛けましょう。またHPを見て分かる内容は基本的に省きましょう。

チャット機能を用いた相互コミュニケーションの設計

オンラインでは、相互のコミュニケーションがどうしても希薄になってしまいます。その為意識的に学生からの反応を促すことが重要です。

zoomにあるチャット機能を用い、アイスブレイクをかねて

  • 「本日はどこから見てますか?」など答えやすい質問
  • 自社のサービスや事業に関連のある質問

等を投げかけ、学生のチャットへの参加を促しましょう。また、チャットだけでなくアンケート機能を利用してもいいですね。

ブレイクアウトルームを用いた社員座談会

学生は説明会において、先輩社員と話せる機会を求めています。そんな時に役に立つのがzoomのブレイクアウトルーム機能です。

人事担当者や上層部が入らない個別のルームで、社員と学生が本音で話せる時間を設けることで社員の雰囲気や詳しい仕事内容、仕事の大変さ・面白さを伝えることができます。

大まかな流れは以下の通りです。

  1. 登壇予定の社員の人数又は職種数等に合わせルームを作成し学生振り分け
  2. ブレイクアウトセッションの開始(10分~20分程度)
  3. 終了後メインルームに戻ってきてもらい、社員を交代・ローテーションしブレイクアウトセッションの開始
  4. 終了

職種別・職位(若手、役職者等)別などで社員をピックアップしルームを作成できると、学生も質問がしやすいでしょう。

また、登壇社員にどのような質問が出たかメモを取ってもらうよう依頼することで、今後の説明会コンテンツ作成の参考にできます。

選考~内定までのスケジュールご案内

説明会最後には、必ず今後の流れや内定までの大体の目安の時期を提示してください。

内定の出る時期や面接の時期、次回の選考までのTodoや予約方法が曖昧であればあるほど学生側はスケジュールが立てづらく、選考辞退の要因となります。

そのほかにも面接の予約方法案内や、各WEB履歴書・テストの利用案内もあると親切ですね。

【事後連絡】

スケジュールと次回ステップに向けたご案内

開催後は参加のお礼メールとして最低でも下記2点はお送りしましょう。

  • 今後のスケジュール・各締め切り日
  • 次回選考の予約フォーム

次回ステップに促す連絡があると、学生側もアクションを起こしやすいですね。

利用資料と当日の録画内容のシェア

学生によっては何社もの説明会を聞いています。オンラインの移行に伴い、1日に3~4社聞く学生もいるでしょう。その為「聞き逃した・忘れた」を防ぐため、

  • 説明会の資料のPDF
  • 説明会風景のレコーディング

をURL化し開催後の上記お礼メールに一緒に貼り付けるとより親切でしょう。(URL化の方法はこちら)

また、あらかじめzoomのレコーディング機能を利用し、説明会の風景をシェアしてもいいでしょう。その際は開催前に下記のようにzoomの設定>記録から「
アクティブなスピーカー、ギャラリービュー、および共有画面をそれぞれ録画 」を選択してください。

※動画の保存方法やシェアの仕方、どの動画をシェアするべきか等の詳細はこちら

よく「企業研究がなってない!」「志望動機が甘い!」と憤慨される企業様が多いですが、新聞・雑誌・四季報・IR情報・まとめサイトで取り上げられるような
大手・上場企業でなければ学生は情報の取りようがありません。

つまり「説明会での情報が全て」です。その為理解がされていないようであれば伝達不足の可能性が高いため、できるだけの工夫をすることが重要です。

不参加学生へも案内

エントリー者の中にはタイミングが合わず参加ができない学生、予約締切後気づく学生もいます。説明会のリアルタイム参加が必須出ない場合は

「貴社にエントリーをしていて」かつ「説明会に予約がなかった」「ターゲットとなりそうな学生」を検索で抽出し、

  • オンライン説明会の資料
  • レコーディング映像
  • 今後のスケジュールと選考のご案内

をご案内すると、選考希望者が増える可能性が高いです。

【上記を実践した結果】

当社で採用のサポートをさせていただいている従業員規模4名・建設業の企業様で、上記をすべて実践した結果は以下の通りでした。

※5月下旬開催・採用活動開始から説明会1度のみ

  • 説明会予約者:20名
  • 説明会参加者:17名
  • 選考希望者:12名

上記企業様は3月のスタートダッシュで採用活動は一切せず、5月に1度のみの説明会・工程で、目標数であった4名内定・2名承諾をいただき採用活動が終了しました。

オンライン・オフライン問わず正しいツールの活用・採用活動・メッセージの発信ができれば、無駄なコストを抑えながら欲しい人物を採用できる可能性が飛躍的にUPします。

ご紹介した17の注意点を実践いただくことで、オンライン説明会がより充実したものになれば幸いです。

お気軽にお問合せください。

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